台電月刊 - 打開電力新視野

大智移雲 革新材料供應鏈 議價高手也是超級服務員

694期

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採訪、文字—陳歆怡、程嘉華、高彩雯、紅藍創意團隊 攝影—鄭元慶、羅友辰、王鴻俊 協助—材料處、材料處北部儲運中心、材料處中部儲運中心 審查—台電月刊編輯小組

台電材料處與其所轄的北部、中部儲運中心,是台電追求穩定供電與合理電價背後,不可或缺的後勤部隊。且看他們是如何智慧運籌帷幄,去(108)年度達成國內外採購總減價金額211億元的績效!

「材料處的基本任務,是適時、適質、適價、適量、適地把材料送達需要的單位,說來簡單一句話,」材料處鄭運和處長頓了一下,不改沉穩地微笑說:「但電力網使用的一般材料約有10萬種,要能同時滿足『適時、適質、適價、適量、適地』,其中壓力不為外人道。」

螺絲釘哲學:每個材料都很關鍵!

材料處的業務,最能體現「每個小螺絲釘都很重要」的道理。

以稀鬆平常的礙子為例,它是用來支撐並隔開電線的絕緣材料,也是颱風季節搶修復電的關鍵零組件,然而,今(109)年1萬磅等級的配電線路用礙子一度庫存拉警報,原因是受到新冠肺炎影響,日、韓、巴西供應商全都漲價,且零組件供應受阻,導致採購不順;台電公司高層及相關單位傾全力配合,終於在3月底決標18萬只,方解燃眉之急。

直到8月初,購自韓國的第一批1萬7千多只礙子,終於漂洋過海來臺,但北部儲運中心驗收時卻發現,抽樣的礙子中,有幾只上釉不良而出現細孔,必須退回廠商改善,又耗費時間。

「外觀檢查」只是品管第一關,為求慎重,材料處立即邀集配電處開會討論緊急因應措施,並決議等廠商改善後,如果外觀複驗合格,仍需將這批材料送交台電綜合研究所做更精密的「特性試驗」,最後試驗結果為「合格」,眾人才鬆一口氣。

一般人在路上常見的電力設備,例如變壓器、架空電線、礙子、電桿等,都是電力網維護的基本材料。材料處採購一組吳朝文組長指出,事實上,台電用於電網維護的一般材料多如繁星,已編到約10萬筆料號,台電再依據「使用量大、用料單位多」的原則,挑選出「公司級材料」(其餘為「事業部級」與「單位級」材料),這320多筆公司級材料的總購價,占了一般材料年度用料金額的70%,由材料處統籌購備,再依單位需求,配送給全臺24個區營業處、6個供電區營運處以及北中南3個輸變電工程處。

存料管理日常風景:「細繩上跳舞」

如果說,電力材料大後勤的指揮司令在材料處,則存料管理組就是補給部隊,同時也是客戶服務中心。

存管組包括組長與10位組員,每天都上緊發條,既要接聽詢問電話,還要嫻熟資訊系統,既要辦理請購(並由採購部門負責採購),也要下指令給儲運中心;颱風來時更要啟動緊急備料機制,24小時群組嗡嗡嗡地調度搶修材料。

存管組黃仁志課長把存管組的日常形容為「在細繩上跳舞」,「每一步都要拿捏平衡,稍有不順,應變機制要立刻啟動。」而有時外部因素例如政府政策導致的需求反轉,有時很難預測,構成存管組的工作挑戰。

以去(108)年下半年存管組遭遇「機械表供料緊缺」事件為例,背景是政府加速推動「智慧電表」政策下,107年時台電已新裝設20萬具智慧電表,而這些拆換下來的舊機械表部分經檢修及重新檢定後可被再生利用,導致舊表庫存較往年增加。因此,隔年初黃仁志在系統上看到機械表庫存顯示極為充裕,「且我們預期,接下來智慧電表持續換表,還會增加舊表庫存。」想不到,半年後就「豬羊變色」,出現機械表庫存荒之窘境,原因包括:智慧電表剛起步、驗收不順,連帶使舊表供應來源不如預期;而即使向機械表供應商緊急增加下單量也緩不濟急,「廠商由於之前台電訂單減少,機械表生產線及生產人力等也調整至其他產線而萎縮,加上製程及驗收至少要等半年以上。」

神應變! 關關難過關關過

面對這預料之外的狀況,黃仁志與存管組同仁每天都蠟燭兩頭燒,「電話一頭在懇求供應商幫忙趕工,另一頭向『客戶』也就是區處解釋兼拜託,請各區處優先處理新增設用戶的裝表需求,延後例行性換表的時程,以避免一口氣『擠兌』。存料補進一點後,還得協調孰先孰後。」

資歷豐厚的存管組藍寶鐀課長說,電力材料幾乎都屬訂製品,製程5至10個月,管理上從製造、驗收、配送必須關關相連、超前部署。

遇到颱風天需要緊急送料,材料處也是上下一心、全力備戰。105年9月梅姬颱風侵臺,吳慧美副處長剛好在颱風來襲前到中部儲運中心走動管理,得知宜蘭區處急需一批壓接端子,運輸契約商臨時調不出車輛,由於材料輕且量少,她當下決定與公務車司機一起自行送貨到宜蘭,風雨交加下回到臺北時已經將近午夜。

後勤支援偶爾需要神來之筆,鄭運和處長回憶,有次電廠因為電力調度需求而變更大修排程,急著把近30噸重的某件發電設備改用空運從國外運來臺灣,因委由材料處辦理,鄭運和趕忙打給國內各航空公司高層,但都被對方以「單件貨物過重及高度過高、繫固困難」為由,擔心飛安問題而回絕。材料處同仁們也分頭探詢各大國際航空,「最後是透過廠商幫忙問到俄羅斯航空,才解決難題。俄羅斯航空因為經常運送坦克、大砲等重型軍火,才敢接這個單!」

數位轉型 管理從A到A+

「材料處的風氣是當責、熱情,同仁們都嚴實、潔身自愛。」鄭運和肯定地說,「也因此,建立SOP,從制度面降低同仁風險,就是身為主管的要務。」

材料供應鏈的數位轉型,是管理從A到A+的基礎。96年起,台電開始建置企業資源規劃系統(Enterprise Resource Planning,ERP),並於100年11月起分階段、分單位導入。「台電的ERP訓練課程,有4分之3由材料處種子老師負責培訓;處內許多同仁都拿到SAP國際顧問認證證照(SAP Global Certification)。只要值得做,我們都會主動推進。」鄭運和說。

鄭運和常掛嘴邊的「大智移雲」,是指以「大數據、智慧化、移動裝置、雲端化」來革新供應鏈。「我們以ERP資料串接材料處團隊所規劃建置的供應鏈管理系統(Supply Chain Management System,SCM),讓所有利害關係人及相關資訊都進入這個平台。」他解釋,台電是國營企業中率先以移動裝置運用在貨物進出收料作業,「實際運用時,只要掃一下SCM系統產生之表單上的QR Code,材料移動或狀態資訊即可在ERP系統查詢其變動。除了節省人力和文件傳遞往返,也將現行業務帶進數位化時代。」

過去堆積如山的廠商評鑑資料,在雲端化之後,也將作為廠商分級管理的基礎平台,不僅大幅提高效率,也有助於供應商保持品質水準,對承辦同仁和各供應廠商都是一大福音。

鄭運和認為,「協作」是供應鏈的核心價值。為了強化與供應商間的信賴與合作,去(108)年4月24日材料處破天荒舉辦了供應商大會,邀請供應商協同建構材料供應價值鏈,共同促進變革,達到產業共榮。舉例而言,合格廠商需要繳費加入台電的SCM系統,不僅可及早掌握採購交易動態,並且掌握付款期程,對中小企業來說非常受惠。「我們收的評鑑及系統服務費用不多,用意是象徵性建立使用者付費的概念,並對系統提出更客製化的建議。」

靈活採購發功 為公司一年節流200多億元

王振勇副總經理指出,台電作為國營事業與公用售電業,肩負著穩定供電的社會責任,同時也追求合理電價,「但在追求降低成本的同時,也不能影響供電安全,因此每年制定的目標庫存金額,是財務與營運觀點彼此競合下,找出的平衡點。」

庫存金額的控管,是供應鏈管理的重要績效指標。材料處統計,民國101至105年,總計抑低材料庫存實績約10億元,而自106年起,為配合政府政策及穩定供電等要求,須增加一定的材料庫存以確保供電品質,因此又逐年提高庫存目標值,至今年材料庫存目標金額訂為44.32億元。

吳慧美指出,近年其他單位委由材料處辦理的採購量大幅成長,「我們也藉由靈活的採購策略,替公司節省很多成本。」其中,「發電專用備品」的統購模式,即展現卓越的管理績效。

發電機組專用備品大部分購自國外,以往是依據用料單位的請購單採購;材料處提出精進模式,即整合所有電廠的需求,向國外原廠以開口契約形式集中採購,「標的夠大,台電就能提高議價空間,抑低採購成本。」吳慧美解釋。目前執行中的統購契約有21 個,項目超過1萬5千項,內容涵括器材、技師、再生服務等,去(108)年度外購統購的決標金額約為638億元,減價金額(廠商原始報價減去決標價格)高達129億元;外購統購減價金額加上國內採購減價金額,合計為211億元。

此外,將國外採購公開招標逐步收回自辦,更是材料處的自我挑戰。早期台電囿於人力不足,國外採購公開招標都是委託臺灣銀行採購部(原中央信託局)代辦,104年起,雖然人力編制並未增加,材料處仍堅定地將公開招標案履約部分全數收回自辦,108年起,更是逐步收回整套流程,截至去(108)年底已經收回7成購案,不僅節省委辦費用,更因減少作業介面而縮短時程。吳慧美篤定地說「我們有企圖心,要建立台電國外採購的核心能力!」近年來更在發電備品統購作業的成功模式下,積極推動跨事業部一般材料集中採購。

不只材料處亟思如何精進採購模式,103年,王振勇副總經理時任電源開發處處長時,也推動工程單位落實「效能標」,做法是「取發電機組生命週期的總成本最低,而不是主設備的價格最低。廠商還必須說明設備效率與維修週期,提出主要備品的報價,如此則能算出每發一度電的成本,提升工程單位競爭力。」王振勇說。

系統愈智慧 人愈要儲備武藝

展望未來,台電的材料供應鏈管理有許多美麗願景,也是培育人才的大好機會。

王振勇指出,材料處已在試驗利用大數據分析,做更精準的需求預測分析。其次,未來還要建立一件材料「從出生到死亡」的完整履歷,即溯源管理,還能在裝配後出問題時,追查材料供應來源與問題頻率,以提升品管。

此外,北部儲運中心正在導入智慧化倉儲管理系統,並逐步把北儲與中儲轉型成區域物流中心,「未來智慧化的區域物流,還可連結到供應廠商的倉儲,並與輸配電的倉庫整合,打造更強大的倉儲管理。」王振勇說。

鄭運和則是勉勵同仁:「隨著台電未來的轉型,材料處同樣也可能面臨組織重整,然而,不管去到哪裡,在材料處磨練出的數位化能力、談判能力、語言能力,都會是無往不利的最佳資產!」

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