財經線上─開「錯」會,扼殺時間與金錢

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文—鍾文榮

會議不一定具備生產價值,如能廢除不必要的會議、排除毋須與會的人員、重視開會結論,才能提高會議生產力,並強化企業競爭力。

身為一個上班族白領主管,我被同仁戲稱為「我不是正在開會,就是在開會的路上。」於是,為了開會,就會出現一種奇特的「會前會」機制,意思就是把正式會議的議程,對上階主管演練一次。但這還沒結束,為了準備「會前會」,每一個下階主管都必須對他的上階主管再演練一次。這是一種辦公室的無效率輪迴,弔詭的是,有些公司的會議竟然還有正式議程,大家按表操課,會議秘書宣讀議程,大家行禮如儀。

假定你是一個上班族白領主管,相信你和我一樣,不是正在開會,就是正走往開會的途中。你若仔細統計開會的時間,與準備開會資料的時間,將會發現,開會時間竟然占去總工時的一大部分。不禁讓人自問,這些會議值得嗎?然後,在每個月「作業成本管理」(Activity-Based Costing Management, ABCM)的表報上填上高工時的開會時間,竟就是你的績效!

一個失控的會議,無異於濫用資源,往往上面講得天花亂墜、口沫橫飛,下面的與會者卻假裝清醒,實質昏昏欲睡,或是低頭滑手機。以工廠的思維來說,假若關鍵績效指標是稼動率,為了衝高稼動率,不就是把機器打開運轉即可嗎?開會,無異於把一群人找來殺時間?

時間是資源 有些會議卻不具生產效益

經濟學認為時間也是一種資源,於是乎,時間不是花在具有生產價值的作業活動上,就是砸在不具生產價值的作業活動上。會議,通常是被歸類在不具備生產價值的作業活動,但偏偏很多企業認為以為,會議是用來解決問題的根本方案。

我們常聽到很多人宣導開會的五大誡律,就是「會而不議」、「議而不決」、「決而不行」、「行而不果」、「果而不效」。「會而不議」,是一群人召開會議但不知會議目的;「議而不決」,即使有會議目的,但沒有決議;「決而不行」,會議有了決議事項,卻沒有執行方案;「行而不果」,有了執行方案卻虎頭蛇尾,沒有結果;「果而不效」,最終即使有結果,到頭來卻沒有效率。

這五大誡律,相信很多人都倒背如流,實際上卻常常發生,無謂的會議不僅沒有「效能」還可能把事情做錯!最討厭開會的代表人物,首推伊隆・馬斯克(Elon Musk,特斯拉汽車與PayPal的聯合創辦人),他曾公開表示,開會是最浪費生命的事,而且,過度的會議是大公司最令人詬病的災難,而隨著開會時間不斷被推遲,情況肯定會變得更糟。想必伊隆・馬斯克的信條是,除非開會能夠創造價值,否則請把會議室大門鎖上!

NISSAN靠會議革命 每年省下60億日圓

開會這件事可以量化成數據管理,有數據就有績效,高階主管與企業主自然而然會開始重視會議管理。如果,你是一家企業的負責人,請你試著回答以下幾個問題:

1. 開會可以解決問題嗎?

2. 承上題,如果你回答「是」的話,你願意用多少時間來安排開會?

3. 承上題,你願意用多少成本預算來開會?

4. 承上題,你願意把這筆錢「燒掉」嗎?

我會這麼問,就是因為大多數人選擇用會議來解決問題,認為會議不但沒有成本,還有價值創造的效果。然而這卻是一種偽管理的命題。只要被問到成本問題時,這個命題就會露出破綻─原來會議是有成本的,不管有無價值創造的結果。

「精實管理」下的會議成效,可以從日本日產(NISSAN)汽車得到答案。靠著有效的會議革命,NISSAN至少每年可以省下了60億日圓成本,並挑戰300億日圓。而日本的老闆們早就有一套行之有年的效率管理辦法,那就是在空蕩蕩的辦公室,大家都站著說話,提高議事效率。

站著開會,腿痠了,自然而然就會趕緊結束會議。

「精實會議」革命的目的,只有三件事要遵守:「節省成本」、「加快決策速度」與「更有創意」,因此,要廢除不必要的會議、排除毋須與會的人員、強調會議時間、重視開會結論,以及提高會議生產力並強化企業競爭力。

會議有「機會成本」

什麼是「機會成本」呢?經濟學認為使用資源是有成本的,在所有可選擇的方案裡,於擇定方案後,所有放棄的選擇中,價值最高的那一個就是「機會成本」。簡單來說,當我們選擇開會,我們就放棄開會以外的所有生產方案,這些生產方案中價值最高的就是開會的「機會成本」。

美國經濟學家斯蒂格利茨(Joseph E. Stiglitz)認為,不必要的會議照常舉行且難以控制,重要原因在於人們忽視了「機會成本」。他認為,企業在安排會議的時候,常常因為不必為參加會議的人額外付出成本,便相信會議的成本為零。然而,他們忘了,如果不開會,這些薪水很高的主管們(或是其他成員)可以去做其他更有用的事情!

當管理者以為召開會議沒有成本,等於管理上沒有成本的誘因抑制,結果就是會議愈開愈多,而實際上卻會造成資源過度浪費,效能過度低下的管理問題。

讓會議付費

怎麼矯正會議沒有成本這項不正常的誘因呢?簡單說,就是「付費」!

想像一下,召開會議的單位必須編列年度預算,用以支付與會者的機會成本,並列為單位績效的「減項」,而會議室門口有個大型螢幕,正在飛快地計算一場會議中的成本。想必,一家公司的會議,最後只會剩下老闆召集的會議,其他的會議,全都會被精簡。除非,召開會議的單位,有能力創造更大的產值,挑戰加總後的機會成本,產生正的淨效益!

開會,就是在會議室門口擺個「賽錢箱」,想開會,先投錢再說,與會人數愈多,時間愈久,投的錢愈多!

知道開會有「機會成本」後,而且在管理上這個成本會被實現,企業才能夠認真思考到一件事:開會,不僅會殺「時間」,而且會真的殺了「錢」,接下來,才能認真思考開會的「效能」與「效率」這兩件事。

作者簡介

鍾文榮

資深產業分析師,暢銷科普經濟學作家,著有《巷子口經濟學》與《拜拜經濟學》等書。

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