財經線上─開「錯」會，扼殺時間與金錢

會議不一定具備生產價值，如能廢除不必要的會議、排除毋須與會的人員、重視開會結論，才能提高會議生產力，並強化企業競爭力。

身為一個上班族白領主管，我被同仁戲稱為「我不是正在開會，就是在開會的路上。」於是，為了開會，就會出現一種奇特的「會前會」機制，意思就是把正式會議的議程，對上階主管演練一次。但這還沒結束，為了準備「會前會」，每一個下階主管都必須對他的上階主管再演練一次。這是一種辦公室的無效率輪迴，弔詭的是，有些公司的會議竟然還有正式議程，大家按表操課，會議秘書宣讀議程，大家行禮如儀。

假定你是一個上班族白領主管，相信你和我一樣，不是正在開會，就是正走往開會的途中。你若仔細統計開會的時間，與準備開會資料的時間，將會發現，開會時間竟然占去總工時的一大部分。不禁讓人自問，這些會議值得嗎？然後，在每個月「作業成本管理」（Activity-Based Costing Management, ABCM）的表報上填上高工時的開會時間，竟就是你的績效！

一個失控的會議，無異於濫用資源，往往上面講得天花亂墜、口沫橫飛，下面的與會者卻假裝清醒，實質昏昏欲睡，或是低頭滑手機。以工廠的思維來說，假若關鍵績效指標是稼動率，為了衝高稼動率，不就是把機器打開運轉即可嗎？開會，無異於把一群人找來殺時間？

時間是資源 有些會議卻不具生產效益

經濟學認為時間也是一種資源，於是乎，時間不是花在具有生產價值的作業活動上，就是砸在不具生產價值的作業活動上。會議，通常是被歸類在不具備生產價值的作業活動，但偏偏很多企業認為以為，會議是用來解決問題的根本方案。

我們常聽到很多人宣導開會的五大誡律，就是「會而不議」、「議而不決」、「決而不行」、「行而不果」、「果而不效」。「會而不議」，是一群人召開會議但不知會議目的；「議而不決」，即使有會議目的，但沒有決議；「決而不行」，會議有了決議事項，卻沒有執行方案；「行而不果」，有了執行方案卻虎頭蛇尾，沒有結果；「果而不效」，最終即使有結果，到頭來卻沒有效率。

這五大誡律，相信很多人都倒背如流，實際上卻常常發生，無謂的會議不僅沒有「效能」還可能把事情做錯！最討厭開會的代表人物，首推伊隆・馬斯克（Elon Musk，特斯拉汽車與PayPal的聯合創辦人），他曾公開表示，開會是最浪費生命的事，而且，過度的會議是大公司最令人詬病的災難，而隨著開會時間不斷被推遲，情況肯定會變得更糟。想必伊隆・馬斯克的信條是，除非開會能夠創造價值，否則請把會議室大門鎖上！

NISSAN靠會議革命 每年省下60億日圓

開會這件事可以量化成數據管理，有數據就有績效，高階主管與企業主自然而然會開始重視會議管理。如果，你是一家企業的負責人，請你試著回答以下幾個問題：

1. 開會可以解決問題嗎？

2. 承上題，如果你回答「是」的話，你願意用多少時間來安排開會？

3. 承上題，你願意用多少成本預算來開會？

4. 承上題，你願意把這筆錢「燒掉」嗎？

我會這麼問，就是因為大多數人選擇用會議來解決問題，認為會議不但沒有成本，還有價值創造的效果。然而這卻是一種偽管理的命題。只要被問到成本問題時，這個命題就會露出破綻─原來會議是有成本的，不管有無價值創造的結果。

「精實管理」下的會議成效，可以從日本日產（NISSAN）汽車得到答案。靠著有效的會議革命，NISSAN至少每年可以省下了60億日圓成本，並挑戰300億日圓。而日本的老闆們早就有一套行之有年的效率管理辦法，那就是在空蕩蕩的辦公室，大家都站著說話，提高議事效率。

站著開會，腿痠了，自然而然就會趕緊結束會議。

「精實會議」革命的目的，只有三件事要遵守：「節省成本」、「加快決策速度」與「更有創意」，因此，要廢除不必要的會議、排除毋須與會的人員、強調會議時間、重視開會結論，以及提高會議生產力並強化企業競爭力。

會議有「機會成本」

什麼是「機會成本」呢？經濟學認為使用資源是有成本的，在所有可選擇的方案裡，於擇定方案後，所有放棄的選擇中，價值最高的那一個就是「機會成本」。簡單來說，當我們選擇開會，我們就放棄開會以外的所有生產方案，這些生產方案中價值最高的就是開會的「機會成本」。

美國經濟學家斯蒂格利茨（Joseph E. Stiglitz）認為，不必要的會議照常舉行且難以控制，重要原因在於人們忽視了「機會成本」。他認為，企業在安排會議的時候，常常因為不必為參加會議的人額外付出成本，便相信會議的成本為零。然而，他們忘了，如果不開會，這些薪水很高的主管們（或是其他成員）可以去做其他更有用的事情！

當管理者以為召開會議沒有成本，等於管理上沒有成本的誘因抑制，結果就是會議愈開愈多，而實際上卻會造成資源過度浪費，效能過度低下的管理問題。

讓會議付費

怎麼矯正會議沒有成本這項不正常的誘因呢？簡單說，就是「付費」！

想像一下，召開會議的單位必須編列年度預算，用以支付與會者的機會成本，並列為單位績效的「減項」，而會議室門口有個大型螢幕，正在飛快地計算一場會議中的成本。想必，一家公司的會議，最後只會剩下老闆召集的會議，其他的會議，全都會被精簡。除非，召開會議的單位，有能力創造更大的產值，挑戰加總後的機會成本，產生正的淨效益！

開會，就是在會議室門口擺個「賽錢箱」，想開會，先投錢再說，與會人數愈多，時間愈久，投的錢愈多！

知道開會有「機會成本」後，而且在管理上這個成本會被實現，企業才能夠認真思考到一件事：開會，不僅會殺「時間」，而且會真的殺了「錢」，接下來，才能認真思考開會的「效能」與「效率」這兩件事。

作者簡介

鍾文榮

資深產業分析師，暢銷科普經濟學作家，著有《巷子口經濟學》與《拜拜經濟學》等書。