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電力與生活

你知道嗎?電商平台上線了!

文、圖/材料處 黃菀青

從民國106年10月開始,小額採購可以透過PChome及GoHappy(friDay)兩個購物平台採購,不僅可享有網路購物的便捷服務,PChome及GoHappy(friDay)提供額外的年度回饋,累積全公司的全年下訂金額,計算年度回饋金,再依各單位下訂比例返還給各單位,換句話說,買的越多回饋越多。

材料處近年來不斷開發新的採購方式,精進採購作業系統及簡化流程,為的就是節省人力與時間成本,提高全公司採購績效。不過,在專案推動初期,往往令人懷疑,這樣的採購方式是否符合採購法規相關限制。針對大家的疑慮,材料處在成案之前,已正式行文與行政院公共工程委員會確認,有關選擇電商平台及後續各單位下訂程序,是否違反政府採購法相關規定;經過該會正式函覆後,材料處才著手辦理。

跨單位集中採購 節省人力成本

材料處舉辦北、中、南3 場說明會,供同仁在短時間內理解電商平台的架構及目的。

以往在新臺幣2萬元以下的小額採購不進ERP系統的狀況下,很難分析評估,無法確認採購的品項。未來如果採用平台下訂,透過平台統計及報表管理,可找出適合辦理集中採購的商品類型,簽訂更多不同類型的跨單位集中採購,以利全公司各單位同仁使用,減少重複採購的時間及人力,同時間也降低全公司小額採購件數。

利用PChome及GoHappy(friDay),讓全公司同仁都可上線挑選需要的商品。兩家電商業者也負責把關商品及供應商之品質,進行第一階段篩選,透過每個月退換貨報表,剔除不符合本公司需求的商品及供應商,提供優質的服務。此外,不同於一般客戶,本公司享有每個月10日或30日彙總付款的好處,減少員工自行墊付款項的情形,使付款流程更加單純。

材料處在11月8、9、10日分別舉辦北、中、南3場說明會,參加人數總計超過200人,透過詳細解說,讓同仁在短時間內理解電商平台的架構及目的,並向帳號管理者及會計人說明請、採、驗及後續報銷流程,會後也將同仁所提出的問題整理成Q&A,讓同仁在作業時有所依據。

分階段上線 逐步推廣

上線第一階段將以PChome及GoHappy(friDay)現有商品進行下訂作業, 第二階段PChome及GoHappy(friDay)將依本公司需求量身打造,負責找到商品及供應商協助上架,後續還會有綠色採購及身心障礙商品等,在平台逐步上架,以利本公司達成綠色採購及身心障礙商品的採購績效。

此外,除了一般消費者所享有的折扣活動,如周年慶、雙11 等,PChome及GoHappy(friDay)特別針對本公司需求,不定期舉辦諸如冷氣機、無人機及行車紀錄器等企業促銷活動。當活動開跑時,會以電子郵件通知各單位管理人,各單位則可以低於市面行情的價格買到特惠商品,同時也可累積回饋金,優惠高於以往自行辦理的小額採購。

值得一提的是,GoHappy(friDay)針對不同館別(3C、生活百貨)提供不同的商品折扣,亦即,在GoHappy(friDay)下訂時,除商品價格優於一般消費者,結帳時還會提供額外的商品折扣,實際支付金額將低於一般市場行情。此外,PChome及GoHappy(friDay)提供年度回饋金,累積全年度各單位下訂金額,結算該年度回饋金,未來將依據回饋金分配辦法,依各單位下訂的比例返還各單位運用。

採購方式具彈性 活化團隊助成長

透過PChome及GoHappy(friDay)兩家電商平台下訂的商品,可享無條件退、換貨。當同仁發現收到的商品不符合需求時,只要在系統點選退貨,宅配人員就會到現場取貨,無論是下訂或退貨都無須出門,減少來回奔波的路程時間。

攜手電商平台 簡化事務性採購流程

電商平台有許多優點,往後辦理小額採購時,可作為選擇之一。目前並未強制規定只能向PChome 及GoHappy(friDay)下訂,如果其他網路平台或共同供應契約可以相同條件取得更適合的商品,可不向已簽訂之電商平台採購。若金額為10萬元以下且無庫存管理之需求,則可在系統上用無料號的方式下訂,下訂原因則須特別註明。如果請購為已簽訂集中採購契約之項目,建議用集中採購契約下訂。

這次與PChome及GoHappy(friDay)合作,彼此互相學習,激發出更多火花,本公司吸取電商平台的經驗及工作模式,活化團隊的思考及工作方式。電商平台的成功是整個團隊的努力,我們非常期待正式上線後,對本公司夥伴在採購業務上有更大的幫助。

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