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顧好收件匣必學的3種雜事整理

讓工作、生活上軌道

文/張永錫 轉載自創意市集《早上最重要的3件事:習慣並且去做,30天改變人生的行動魔法》

我爸爸的襯衫口袋很神奇,他常和我說,這是他的「收件匣」。

不論在辦公室或家中,他想到一些事情時,就會寫一張小紙條,然後放進口袋中,有空的時候,就從口袋把這些紙條拿出來,看哪些事情需要處理。

這是他的收件匣系統,只要拿紙條出來,就看他拿枝筆思考那件事情的下一步行動,寫完滿意了,再放回口袋,直到所有拿出來的紙條都加工過,才休息(有的已經完成或不用處理,就不再保存)。

爸爸的口袋雖然簡單,但是非常有用,在他擔任公司董事長的那幾年,他這樣就管理工作及生活大小事情,讓自己「花更少的時間,卻更有效率」。

身為現代工作者,我們也需要一個高效率的「收件匣」,幫助我們管好手機裡的訊息、電子郵件及筆記本,準備好迎接挑戰了嗎?

管理好收件匣1 即時通訊

或許是因為在工廠待過的原因,爸爸對於科技工具非常捨得花錢,除了買過蘋果電腦送給我和弟弟之外,有一次到內地還曾經幫我的朋友辦了一支行動電話,這在當年是很少人使用的工具。「這樣子當他要聯絡他人時,才會更有效率。」他是這樣和我說的。

由於Line、Facebook與各種APP的出現,現在手機加上即時通,變成我們非常強力的訊息收件匣工具,但是,相對的我有很多老闆朋友,卻嚴格規定Line及Facebook在工作上的使用,因為這些即時通訊工具很難成為高效率的收件匣,原因如下:

因人而生

群組出現,是因為一群人,因為一件事情而聚集在一起,但是過了一陣子,這個任務消失了,但是群組還存在。這些群組,其實都是時間黑洞,進去了,時間耗費高,但效率很低。

生命週期

Line及Facebook若要成為高效的收件匣,任務(群組)就不能無止境的增加,必須有「生、老、病、死」的週期,不然就一定沒有效率。

輕諾寡信

在這些即時通訊服務裡,家人朋友或同仁間常常會做出承諾,但是卻很容易產生爭執。因為缺乏工作場景的支撐,注意力又很容易被其他群組抓走,不是一個正式溝通的場合(不相信,你用Line跟女朋友分手看看)。因此,常常有輕諾寡信的行為。

搞小圈圈

當群裡的人數超過30人,沒有明確的規範,很容易在大群中,產生許多小圈圈,容易產生政治問題,讓群組裡面的氣氛變得複雜。

所以,這是時間管理高手要管理好的第一個收件匣。因此手機的即時通訊雖然便利,但是如果沒有能力將裡面的「雜事」加工成下一步行動,並放到即時通訊APP之外的地方,就很難產生高效率。

把即時通裡的任務,收集到即時通之外。

我們還會在加工及組織兩個流程中,繼續討論這個問題。因為我們的目標是「善用同仁手中的手機,提升團隊工作的效率」。

管理好收件匣2 電子郵件

我爸爸後來離開生產部門,開始擔任管理職,開始有很多文書作業。小時候我坐到他的辦公桌上,永遠看到很多的文件、卷宗、信件。腦裡的鏡頭是,他戴著眼鏡,用一枝紅筆,在文件批注的專注表情。而我們這個時代,公司內部或和外部聯絡的工具,就是「電子郵件」。

這也是時間管理高手,要管理好的第二個收件匣。接下來分享我自己管理Gmail收件匣的幾個祕訣。

搜索

Gmail有超強的搜索功能,信件不一定需要歸檔,只要回想一下關鍵字,或收到信的日期,就可以用搜尋功能找回。

過濾

Gmail有強大的信件過濾器,自動篩出社交網路郵件、促銷廣告、論壇等不需要看到的內容,若有時有「漏網之魚」,只要用拖拉方式,把該封信件拖到這些「過濾分頁」,同個郵箱寄來的信件就不會再出現在收件匣中,節省大量時間。

善用Inbox by Gmail

Inbox by Gmail有三個功能和時間管理有關,首先是「釘選郵件」功能,按了後,會出現「記得要……」的輸入欄位,這樣可以把一封郵件變成一個行動提示;其次是「設定時間提醒」,收件匣中的信件會暫時消失,直到設定時間到了才會再出現提醒;最後是可以「打勾」,按住郵件往右滑動,就可以幫郵件打勾並封存,享受做事完成的快感。

Garbage in, Garbage out

發信要有節制,不要發無謂的郵件,我們自己也就不會收到無謂的郵件,長期而言,收到的信也會減少。

這邊雖然舉的是我使用Gmail的例子,但是用Outlook的朋友應該也可以觸類旁通,鍛鍊批次處理能力,清空電子郵件收件匣,讓工作更高效,壓力也降低。

管理好收件匣3 筆記本

我還記得一件事,爸爸寫得一手好字,但是我的字相比之下就醜得要命。我也喜歡筆記,而且我認為這是第三種重要的收件匣,運用4種工具記錄筆記。

第一種是用紙本

雖然字醜,但是我還是很喜歡書寫在紙本上的感覺,前幾年我喜歡用心智圖的方式記錄,這些年越來越愛用九宮格方式來記錄思考過程,這是我思考任務喜歡用的方法之一,不過我會在紙本筆記後,把筆記拍照存進我的數位筆記收件匣。

第二種是用手機上的筆記App

這是非常好的收件匣,我稱為「發現的筆記本」,對於頭腦一閃而過的靈感、圖像的思考、需要拍照的場景、對他人的承諾,都會記錄在隨身攜帶手機中,這是我想法的收件匣。

第三種是平板上的筆記App

我使用iPad Pro來做為數位筆記本,超大的螢幕可以瀏覽,長時間的電力支援,加上可以「塗鴉手寫」的功能,可以批注文件,對於寫作及製作投影片都有很好幫助。

第四種工具是電腦筆記

在我寫作或製作投影片等創意工作時,或者分析一個任務時,會打開筆記來作為收件匣,記錄大量的點子。

而像是OneNote這樣的筆記App可以在手機、平板與電腦上同步,就能在不同的情況處理筆記收集。

從管好既有的收件匣開始

以上介紹了三種收件匣:手機的即時通訊、電子郵件、筆記本,並介紹了讓這些收件匣更有效率的使用方法,因為這三個收件匣和生產力息息相關。

但是,我們要的不止於此,單單把雜事放在一起,只是讓煩心的事情放在找得到的地方,接下來我們還需要「加工」及「組織」。

「加工」,就是把「收件匣系統」收集的雜事批次加工成行動。「組織」,就是把加工後大量的行動提示分別放到行事曆、任務管理、行動清單、參考資料庫等,當需要時可以快速取出。

換句話說,不僅是要收集雜事到收件匣,這是被動的思維;還要把收件匣組成系統,和行動提示系統打通,把個人或企業的任務管理高速鐵路建構起來。(原文標題:顧好收件匣必學的三種雜事整理:讓你的工作與生活雜訊全部上軌道)

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